Euromedic International ujednolica procesy wdrażając workflow

Dla Euromedic International dostarczyliśmy system workflow, który pozwolił ujednolicić i usprawnić proces akceptacji wydatków inwestycyjnych (ang. CAPEX). Rozwiązanie oparte zostało o oprogramowanie Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Firma Euromedic International BV jest holenderską spółką holdingową. Jako dostawca usług medycznych specjalizuje się w diagnostyce obrazowej i laboratoryjnej, radioterapii onkologicznej, opiece nefrologicznej i teleradiologii. Spółka działa na rynku od 1995 r., zatrudnia obecnie prawie 6 tysięcy specjalistów i świadczy usługi w ponad 200 cenionych w Europie, należących do sektora prywatnego jak i publicznego, ośrodkach medycznych.

Problemem jaki dotykał Euromedic International BV – jako międzynarodowy holding złożony z wielu rozproszonych terytorialnie spółek, był niejednolity proces akceptacji dużych wydatków inwestycyjnych. Związane z tym różnice w zasadach akceptacji wydatków oraz niespójne formaty dokumentów były znacznym utrudnieniem dla działów finansowych. Typowe bolączki związane z przesyłaniem dokumentów z pośrednictwem poczty elektronicznej (m.in. trudności z centralnym archiwizowaniem dokumentacji i szybkim wyszukiwaniem historycznych danych) również nie sprzyjały efektywnemu przeprowadzaniu procesów inwestycyjnych.

Rozwiązaniem owych problemów było opracowanie jednolitego, spójnego procesu akceptacji wydatków inwestycyjnych dla całej Grupy oraz przygotowanie stosownych szablonów dokumentów. Zadanie to z powodzeniem wykonał zespół Euromedic. Kolejną bardzo istotna kwestią było wdrożenie systemu IT, umożliwiającego ujednolicenie wszystkich elementów składających się na skuteczne przeprowadzenie procedur inwestycyjnych, czym zajęła się firma Contium.

Wdrożenie przez zespół Contium firmowego portalu Microsoft Office SharePoint Server 2007 oraz opracowanego na nim dedykowanego workflow okazało się idealnym rozwiązaniem, zaspokajającym w pełni potrzeby klienta. System umożliwia przekazywanie informacji zgodne z nowym procesem biznesowym oraz archiwizację danych, tak by w przyszłości był do nich łatwy dostęp. Jego innymi zaletami są także: możliwość złożenia wniosku o akceptację wydatku inwestycyjnego, powiązanie tego wniosku z odpowiednią pozycją z budżetu na biężacy rok lub pozycją spoza tego budżetu, czy wybór ścieżki akceptacji odpowiedniej dla tego wniosku. Poza tymi podstawowymi zadaniami, system usprawnia również nadawanie uprawnień, przydzielanie zadań i komunikację pomiędzy osobami biorącymi udział w procesie akceptacji, a także umożliwia biężacy podgląd stanu procesu.

Zmiana organizacyjna przeprowadzona w Euromedic International nie byłaby możliwa bez wsparcia systemem IT. Rozwiązanie dostarczone przez Contium stało się narzędziem egzekwującym wykonywanie jednolitej procedury dla całej Grupy i zapewniającym archiwizację i szybki dostęp do niezbędnych danych umożliwiających podejmowanie dobrych decyzji inwestycyjnych.