Europejski Fundusz Leasingowy zmienia system archiwizacji dokumentów

Dostarczyliśmy EFL nowy system archiwizacji dokumentów gromadzonych podczas obsługi umów leasingowych. Korzysta z niego 370 pracowników oraz przedstawicieli sieci sprzedaży i firm współpracujących. Już na starcie zgromadził 6 milionów dokumentów, a tygodniowo przyjmuje kolejne 12 tysięcy. Użytkownicy systemu w przeprowadzonej ankiecie bardzo dobrze ocenili zarówno przydatność jak i łatwość posługiwania się nowym narzędziem.

Europejski Fundusz Leasingowy SA rozpoczął swoją działalność w czerwcu 1991 roku jako jedna z pierwszych firm leasingowych w Polsce. Od początku istnienia jest liderem w swojej branży. W 2001 roku, z prywatnej i niezależnej firmy leasingowej, spółka stała się członkiem jednej z największych na świecie instytucji finansowych – Grupy Crédit Agricole. Obecnie EFL to firma nowoczesna, przygotowana do profesjonalnej obsługi wszystkich segmentów rynku i dysponująca szerokim portfelem produktów. Oferuje leasing samochodów osobowych i dostawczych, leasing maszyn i urządzeń, sprzętu IT (w tym oprogramowania) oraz leasing nieruchomości. Ponadto EFL jest 100% udziałowcem firmy Carefleet SA wyspecjalizowanej w wynajmie długoterminowym.

Podczas obsługi umów leasingowych gromadzonych jest wiele dokumentów wewnętrznych (powstających na potrzeby procesu obsługi) oraz dostarczanych przez klientów. EFL posiadał system zapewniający dostęp do pełnej dokumentacji umów, ale ze względu na takie czynniki jak brak możliwości rozbudowy czy udostępniania plików innym systemom, zdecydował się na stworzenie nowego elektronicznego systemu ewidencji dokumentacji, o nazwie E-Archiwum.

EFL zdecydował się na stworzenie dedykowanego systemu, ale w oparciu o technologię, która uniezależni go od wybranego dostawcy. Jako platformę wybrano Microsoft Office SharePoint Server 2007, gdyż doskonale pasował do środowiska technicznego EFL, a jednocześnie zapewniał możliwość budowania na niej kolejnych systemów.

E-Archiwum zintegrowane zostało z systemem skanującym i wyposażone w wyszukiwarkę, która oprócz obsługi prostych zapytań umożliwia także budowanie skomplikowanych warunków z wykorzystaniem np. pól wyboru czy dat. Istotne dla projektu było także odpowiednie skonstruowanie mechanizmów zarządzania uprawnieniami użytkowników. System jest w stanie uzależnić je między innymi od stanu procesu sprzedażowego, którego dotyczy dokument lub przynależności użytkownika do oddziału.

Case study wdrożenia na blogu »

Wdrażanie systemów zarządzania dokumentami jest elementem oferty Contium w zakresie Information Worker Solutions, obejmującym również systemy workflow, portale intranetowe, systemy pracy grupowej i zarządzania wiedzą. Dowiedz się więcej »